IT-kumppanin vaihtamista lykätään joskus siksi, että yritys pelkää siirron olevan vaikea tai aiheuttavan käyttökatkoja. Hyvin suunniteltu vaihto voidaan kuitenkin tehdä vaiheittain niin, että työntekijöiden arki jatkuu normaalisti.
1. Nykytilan kartoitus
Ensin selvitetään yrityksen käyttäjät, tietokoneet, Microsoft 365 -ympäristö, verkkolaitteet, tietoturva, varmuuskopiointi, internet-yhteydet, tulostimet sekä muut keskeiset järjestelmät.
2. Tunnukset ja dokumentaatio
Uusi kumppani tarvitsee hallintaoikeudet niihin järjestelmiin, joista se ottaa vastuun. Vanhalta toimittajalta pyydetään tarvittavat dokumentit, järjestelmätiedot ja hallintatunnusten siirrot. Yrityksen kannattaa varmistaa, että keskeiset palvelut ovat yrityksen omissa nimissä eivätkä yksittäisen palveluntarjoajan hallussa.
3. Hallintatyökalujen käyttöönotto
Työasemiin voidaan asentaa uuden kumppanin valvonta- ja tukityökalut. Samalla tarkistetaan päivitykset, tietoturva ja laitteiden yleinen tila.
4. Vastuiden siirto
Kun uusi ympäristö on dokumentoitu ja pääsyt varmistettu, sovitaan selkeä päivämäärä vastuun siirtymiselle. Kaikkea ei välttämättä tarvitse vaihtaa samalla kertaa.
5. Kehityskohteet vasta haltuunoton jälkeen
Ensimmäinen tavoite ei ole vaihtaa jokaista järjestelmää, vaan saada nykyinen ympäristö hallintaan. Sen jälkeen voidaan päättää rauhassa, mitä kannattaa uusia ja mitä säilyttää.
HelppoIT voi hoitaa yrityksen IT-ympäristön haltuunoton yhdessä nykyisen toimittajan kanssa. Hyvä vaihto näkyy asiakkaalle mahdollisimman vähän – mutta sen jälkeen vastuiden pitäisi olla huomattavasti selkeämmät.