Yksi IT-kumppani vai viisi eri toimittajaa?

Yrityksen IT ympäristö hajoaa ajan saatossa usein usealle toimijalle.
Microsoft 365 lisenssit ostetaan yhdestä paikasta, verkkoyhteys toisesta, tietoturva kolmannelta, tulostimet neljänneltä ja tietokoneet sieltä, mistä ne sillä hetkellä saadaan edullisimmin ja ylläpitopalveluita ei välttämättä kukaan hoida suunnitellusti. Huonolla tuurilla voimaan on jäänyt turhia sopimuksia joista maksetaan kuukausikustannuksia. Lisäksi osalle on ongelmana pitkät sopimukset 2-3 vuotta.  Tälläisiä asioita kohtaamme valitettavan usein kun keskustelemme eri yritysten kanssa IT-asioista. 

Ongelmat muodostuvat tälläisessä tilanteessa joskus aika hankaliksi koska kukaan ei ota vastuuta kunnolla mistään. Lisäksi aika mitä Yrittäjä tai yrityksen työntekijä tälläiseen käyttää on suoraan pois tehokkaasta työnteosta jolle on myös tärkeä laskea arvo. 

Meillä HelppoIT:llä asia toimii hieman erilailla. Ensin kartoitamme juuri kokonaisuuden ja katsomme asiakkaan kanssa yhdessä mistä palveluista heidän kannattaa maksaa. Tämän jälkeen mietitään onko tarve tehdä jotain asioita uudestaan vai onko nykytilanne sellainen että se voidaan siirtää sellaisenaan ylläpitoon.  Usein lähdetään liikkeelle nykyisellä mallilla ja yhdessä suunnitellaan jatko joka tukee paremmin asiakkaan työntekoa.  Oikein suunniteltu IT ympäristö ei ole asiakkaalle Kovinkaan suuri kulu koska työkatkoja tulee vähemmän, tietoturva on kunnossa sekä laitteiden elinkaari on mietitty.

Miten ongelmat usein ilmenevät

Teams pätkii. Microsoft 365 -toimittaja sanoo palvelun olevan kunnossa. Operaattori näkee internet-yhteyden toimivan. Verkkolaitteet ovat kolmannen toimittajan joka sanoo laitteiden toimivan ja käyttäjän tietokone neljännen.

Asiakkaan näkökulmasta ongelma on silti yksi: Teams ei toimi.

Kun vastuu on hajautettu, asiakkaasta tulee helposti itse projektipäällikkö, joka soittaa toimittajalta toiselle ja yrittää selvittää, missä vika sijaitsee tämä varsin paljon turhaa aikaa ja kiristää hermoja.

IT on kokonaisuus

Käyttäjän työpäivä kulkee usean kerroksen läpi. Tietokone yhdistyy langattomaan verkkoon, langaton verkko kulkee palomuurin ja internet-yhteyden kautta Microsoft 365:een. Samalla tarvitaan tietoturvaa, varmuuskopiointia ja mahdollisesti tulostamista.

Näitä voidaan ostaa eri toimittajilta, mutta jonkun pitäisi ymmärtää kokonaisuus.

Yksi kumppani ei tarkoita, että kaiken pitää olla samaa merkkiä

Hyvä IT-kumppani ei yritä ratkaista jokaista tarvetta yhdellä valmistajalla koska erilaisissa yrityksissä on erilaiset tarpeet ja ratkaisujen pitää tukea yrityksen työntekoa. Käytössä voi olla Windows- ja Apple-laitteita, Microsoft 365 palvelu, verkkolaitetoimittajia saattaa olla useampi Lisäksi lisäksi vielä tulostimet tulostimet. Oleellista on, että ratkaisut suunnitellaan toimimaan yhdessä ja asiakkaalla on selkeä paikka, johon ottaa yhteyttä.

Toki HelppoIT:llä annamme suosituksia asioiden keskittämisestä sekä kehittämisestä koska sillä saadaan usein kustannussäästöjä.  Jos verkossa on useanmerkkisiä laitteita niiden ylläpitämiseen menee enemmän aikaa ja se aiheuttaa kustannuksia.  Esim meillä ylläpidetty ja tilaan suunniteltu toimiston verkkopaketti maksaa alk. 49€ / kk joka sisältää laitteet, tietoturvaratkaisut sekä ylläpidon leasing sopimuskauden ajan. Näissä on hyvä huomioida että verkon ylläpitoon käytetty summa on usein suurempi kuin meiltä otettu kokonaan uusi verkko joka sisältää kaiken.

Uusi työntekijä paljastaa usein ympäristön haasteet

Kun uusi työntekijä aloittaa, tarvitaan ehkä tietokone, Microsoft 365 -lisenssi, sähköpostiosoite, tietoturvaratkaisut, käyttöoikeudet, Wi-Fi ja IT-tuki. Hajautetussa mallissa esihenkilö voi joutua tekemään useita tilauksia eri paikkoihin joka vie aikaa eikä asiat välttämättä toimi kuten on ajateltu.

HelppoIT:een mallissa riittää kun esihenkilö ilmoittaa millaisen laitteen tarvitsee  ja milloin työntekijä aloittaa. Tämän jälkeen toimitamme käyttövalmiin koneen sovittuna-aikana paikalle, joka sisältää kaiken mitä käyttäjä tarvitsee työntekoon.

Kokonaisvastuu ei tarkoita toimittajalukkoa

Tässä on asia missä on hyvä olla erittäin tarkka, useissa sopimusmalleissa on pienellä kirjoitettuja kohtia sopimuksen minimikestosta sekä siitä millä tavalla sopimuksen pystyy irtisanomaan.  Osassa sopimuksia on myös kohtia joissa uusi sopimuskausi alkaa automaattisesti mikäli et irtisano sopimusta esim 2-3kk ennen sopimuskauden loppumista.

Me luotamme omaan tekemiseen paljon joten meidän sopimuksissa irtisanomisaika on 1-3kk, emme vaadi pitkiä sitoutumia vedoten sopimuksiin, IT-palveluiden pitää tässäkin olla avoimia jotta ne palvelee yritystä ilman haasteita. Hankala tilanne voi olla esim jos on kumppani mistä ei pääse sopimusteknisesti irtautumaan ilman haasteita.

HelppoIT on yhden oven IT-kumppani

HelppoIT:n palveluihin kuuluvat IT-tuki ja ylläpito, laitteet ”Windows / Apple”, Microsoft 365 ja muut lisenssit, tietoturva, varmuuskopiointi, yritysverkot ja Epsonin ammattitulostusratkaisut.

Kun seuraavan kerran jokin ei toimi, paras vastaus kysymykseen "kenelle tästä soitetaan?" on mahdollisimman yksinkertainen.